陕西能源职业技术学院数据管理办法
第一章总则
第一条为规范学院各业务系统中数据标准及相关管理与更新工作，确保各类人员、职务、机构变动及相关标签变动的数据更新及时、准确，现有及新建业务系统实现数据无缝对接，保障学院日常工作和决策的顺利进行，根据相关信息化管理要求，制定本管理办法。
第二条本办法适用于学院所有业务系统的数据标准应用、系统数据接口对接、涉及人员、职务、机构变动的数据更新与管理工作。
第三条数据管理原则
1.及时性：数据更新应根据业务需求和变动情况，确保在规定时间内完成。
2.准确性：数据更新需经过审核，确保信息的准确无误。
3.完整性：定期更新的数据必须完整，涉及的数据字段不应缺失。
4.一致性：不同业务系统数据应保持一致，避免数据冲突。
第二章全校数据标准制定与管理
第四条为确保学院各业务系统数据的一致性、准确性和规范性，提高数据共享和分析的效率，学院设立统一的数据标准，涵盖数据定义、存储格式、命名规则、数据接口规范等方面。所有业务系统必须严格遵守数据标准，确保数据的完整性、可用性和可扩展性。
第五条信息化工作领导小组负责对数据标准的制定提供指导，并审议重要的标准变更或新增数据标准。科研信息处负责全校数据标准的制定、审核和管理，并协调推动各部门落实数据标准化要求。各业务部门负责落实校级数据标准工作，定期维护相关业务系统，如巡检、更新等工作。
第六条《陕西能源职业技术学院数字化校园信息编码标准》（见附件）涵盖以下内容：
1.数据分类与编码规范：统一定义人员、组织机构、课程、科研、财务等核心数据的编码规则，确保不同系统间的数据唯一性和一致性。
2.数据字段命名规范：统一规定数据字段的命名方式、长度、数据类型、可选值范围等，避免不同系统间数据格式冲突。
3.数据存储与交换格式：规定数据存储格式（如UTF-8编码、日期格式、金额格式等）。数据交换采用JSON、XML或CSV格式，并提供标准的API接口。
4.数据权限管理：规定各类数据的访问权限，确保敏感数据的安全性和合规性。
5.数据接口规范：统一API接口的数据格式、参数定义、认证方式，确保各业务系统间的数据互通性。
第七条数据标准的制定与维护流程如下：
1.标准执行。由科研信息处牵头，指导相关业务部门在业务系统建设和应用过程中，结合实际需求制定部门业务数据标准，并进行可行性验证后发布执行。各已有及新建业务系统须符合国家及校级数据标准。
2.标准维护与更新。数据标准每年进行一次全面审查，并根据实际需求进行优化调整。业务部门或技术团队在发现标准不适用时，可提交修订申请，经科研信息处审核后实施。
3.标准实施监督。科研信息处定期检查各系统的数据执行情况并发布数据质量报告，确保数据标准严格落实。对违反标准的数据处理行为，要求相关部门限期整改，整改不到位的，影响业务系统集成的，将暂停系统对接，通报相关责任部门。
第三章数据源头管理办法
第八条为保证学院数据的准确性、一致性和权威性，学院实行“一数一源”原则，即每类业务数据应由唯一的业务部门管理系统作为权威数据源，所有其他系统只能引用该数据，而不得自行维护或修改。
第九条数据源头的定义如下：
1.核心数据源：包括人员数据（教职工、学生）、组织机构数据、课程数据、科研数据、财务数据等，均需明确唯一的数据源系统。
2.关键业务系统：承担数据管理职责的业务管理部门负责，人事数据由人事管理系统负责维护，其他系统只能引用，不得修改。学籍数据由学籍管理系统（教务管理系统）负责，确保学生信息的唯一性和准确性。 财务数据由财务管理系统管理，其他系统不可独立维护财务相关数据。
3.数据维护部门：每个数据源系统对应的业务主管部门负责数据的日常更新和维护，确保数据的实时性和准确性。
第十条数据源管理要求如下：
1.唯一性：同一类别的数据必须由唯一的系统管理，防止多头维护、数据冲突和重复存储。
2.实时性：数据源系统应确保数据及时更新，任何变动需在规定时间内同步至科研信息处。
3.准确性：数据源管理部门需制定数据审核机制，确保数据录入、存储和传输过程中的准确性。
4.一致性：所有业务系统使用的数据应与数据源保持一致，不得擅自修改源头数据。
第十一条数据流转与共享机制如下：
1.数据共享方式：所有业务系统需通过数据接口、数据视图或科研信息处同步等方式访问数据源，确保数据的一致性和安全性。
2.数据同步规则：各业务系统应与数据源系统进行每日或实时同步，确保数据更新及时。采用增量更新方式，提高数据同步效率，减少数据冗余。
3.数据权限控制：业务部门可申请数据访问权限，但不得直接修改数据源系统的数据。科研信息处统一配置数据权限，防止数据滥用。
第十二条数据源变更与管理流程如下：
1.数据源调整流程：当学院业务流程变更或信息化架构调整需要更换数据源系统时，需提交变更申请，由科研信息处审核后实施。
2.新建系统数据对接要求：所有新建业务系统需明确其是否涉及已有数据源，并与数据管理办公室确认数据来源。如新系统需存储已有数据源中的数据，必须通过科研信息处API或数据视图获取。
3.数据源变更通知机制：数据源管理部门在调整数据结构、字段或内容时，需提前通知相关系统，并与科研信息处协调，确保数据调整不会影响其他业务系统的正常运行。
第四章业务系统数据对接要求
第十三条为确保学院各业务系统间的数据流通和共享，提高数据管理的统一性和完整性，所有已有业务系统及新建业务系统均需遵循以下对接原则：
1.标准化：所有数据接口需符合学院数据标准，确保不同系统间的数据一致性。
2.安全性：数据对接需符合国家网络安全法律法规及学院数据安全管理要求，确保数据安全传输。
3.及时性：第三方厂家应在系统上线或升级前完成数据对接，确保系统间的数据同步与一致。
4.兼容性：数据接口应具有良好的兼容性，以支持未来的扩展和对接需求。
第十四条对于学院已上线的业务系统（如党建、教务、人事、科研、实训、图书、学管等），其数据应与学校科研信息处保持同步，确保信息准确无误。具体要求如下：
1.提供数据视图：各业务系统的开发商需提供标准化的数据视图（View），用于学院科研信息处的数据抽取，视图内容应包含业务系统的核心数据，如人员信息、课程信息、考勤信息等。
2.提供数据字典：开发商需提供完整的数据字典，明确数据库结构、字段含义、数据类型、数据关系等信息，便于学院进行数据解析与集成。
3.定期数据更新：业务系统需定期与学院科研信息处同步数据，并提供变更记录，以便数据管理人员进行核查和调整。
4.协同配合：如学院对数据接口或数据结构有调整需求，系统开发商应积极配合并提供技术支持，确保数据对接的顺利进行。
第十五条对于学院未来新建或引入的业务系统，在系统开发或采购阶段，必须符合学院的数据对接规范，并确保与科研信息处的无缝集成。具体要求如下：
1.约定数据对接：在采购或开发合同中，必须明确规定系统需具备标准数据对接能力，包括提供数据视图、数据字典及相关API接口，以便学院科研信息处进行数据交换。
2.对接前检测：新系统在上线前，必须经过科研信息处的对接测试，确保数据能够准确、完整地传输。
3.视图与接口规范：数据视图：必须提供结构化的数据库视图，包含完整的业务数据字段，并符合学院数据标准。
4.数据接口（API）：如系统支持API对接，必须提供RESTful API，并确保安全性和访问控制机制。
5.数据字典：新系统必须在交付前提供完整的数据字典，包含字段名称、数据类型、主外键关系、取值范围等信息。
数据同步要求：
1.定期同步：新系统的数据需按日/周/月定期同步至学院科研信息处，并提供日志记录。
2.增量更新：如业务需求允许，支持增量数据更新，以提高数据同步效率。
3.安全合规：新系统的数据传输需符合学院的数据安全策略，采用加密传输，并确保数据访问权限受控。
第五章数据更新管理规则与办法
第十六条相关业务系统需进行数据梳理和准备，确保涉及学生、教师、职务等信息的准确、及时更新。主要包括以下工作：
1.教务管理系统：确保学生信息（包括学号、姓名、班级、专业、学籍状态等）准确无误，课程安排、教师信息及教学日历的确认和更新。
2.人事管理系统：教师及其他工作人员的职务、联系方式、岗位调整等信息应及时更新。
3.学生管理系统：班主任、辅导员相关数据及时更新。
第六章机构与人员变动数据更新
第十七条当学院发生机构调整时，各部门必须及时更新相关系统中的数据，确保数据一致。涉及的系统包括但不限于人事管理、教务管理、企业微信等，详见附件1。
第十八条人员变动包括新员工入职、辞职、退休等情况。人员信息应在人事管理系统及相关业务系统中更新，详见附表1。
第十九条职务变动包括晋升、岗位调整、调岗等情况，详见附表1。
第七章人员标签变动数据更新
第二十条人员标签变动主要指人员信息中的特定属性标签的变化，包括但不限于数据中台、企业微信中等信息，需在以下业务系统中进行更新：
1.数据中台系统：针对各类型人员标签更新，由数据中台管理员更新。
2.企业微信系统：通讯录中各类人员标签更新，由标签创建者更新。
第二十一条标签变动的相关信息需同步更新，确保业务系统中的标签数据完整、一致，且及时反映实际变化。
第八章数据更新的责任与监督
第二十二条相关处室需严格落实数据更新责任。科研信息负责统筹全院数据更新工作的实施与监督，确保各部门按时完成数据更新。业务管理部门，如人事部门、教务部门等需确保本部门人员信息、职务、职称等数据的及时更新。.数据审核人负责数据更新前的审核工作，确保数据的准确性和完整性。
第二十三条科研信息处定期对各部门数据更新情况进行检查，发现问题及时反馈，并要求整改。特别是在开学前后，需集中力量检查数据更新的执行情况，确保无误。
第九章智慧大脑对接数据的更新管理
第二十四条为落实教育部智慧校园建设要求，提高学校数据管理能力，学校与教育部智慧大脑对接，确保数据的完整性、准确性、及时性，提升数据共享与智能分析能力。学校数据对接工作应遵循以下原则：
1.统一标准：对接数据应符合教育部智慧大脑的数据标准，确保数据格式、结构和定义的一致性。
2.一数一源：所有数据均需来自学校官方数据源，避免重复上报或数据冲突。
3.数据安全：严格执行数据安全管理措施，确保数据传输安全，防止信息泄露。
4.实时更新：数据对接需保证定期或实时更新，确保数据的时效性和准确性。
第二十五条学院对接智慧大脑的数据涵盖以下类别：
1.组织机构数据：学院层级结构、院系设置、部门信息等。
2.人员数据：包括教职工、学生的基本信息、职务、职称、岗位、培养情况等。
3.教学数据：课程安排、授课教师、教学资源、考试成绩等。
4.科研数据：项目、论文、专利、科研成果等信息。
5.资产与设备数据：实验室、教学设备、图书资源等。
6.财务与经费数据：学费收支、科研经费、预算执行情况等。
7.其他数据：符合教育部智慧大脑要求的其他相关信息。
第二十六条数据对接工作部门职责。科研信息处负责统筹智慧大脑数据对接的规划、组织与实施。人事处、教务处、学工处、财务处等业务部门按职责提供原始数据，确保数据的真实性、准确性和完整性。有源数据业务系统需支持数据抽取，并提供标准化数据接口或视图，确保数据按要求提交。无源数据数据上报负责人使用数据上报系统按时填报，详见附表2。各业务部门按照对接要求采用日、周、月、学年等方式更新确保数据持续对接和动态更新。业务部门需及时对数据进行核查，确保数据合规性和完整性。
第二十七条数据质量保障与考核如下：
1.数据准确性：每个业务部门需对本部门负责的数据进行数据校验，确保数据与实际情况一致。若发现数据错误，需在24小时内修正，并上报数据管理办公室备案。
2.数据完整性：对于关键数据字段（如人员身份、课程安排、考试成绩等），要求100%填写，不得留空。对于因特殊情况无法提供的数据，需提交数据豁免申请并说明原因。
3.数据考核机制：每季度进行一次数据质量评估，考核内容包括数据完整率、准确率、更新及时率等。
第二十八条数据安全与权限管理如下：
1.数据传输安全：所有数据传输需采用加密协议（HTTPS/SSL），防止数据泄露。仅允许授权设备和人员访问智慧大脑数据接口，严禁未授权访问。
2.数据访问控制：设立数据访问权限，按岗位职责分级授权，确保敏感数据仅限相关人员访问。业务部门负责人对数据安全负主要责任，严禁未经审批的外部数据访问或导出。
第十章附则
第二十九条本办法在执行过程中，如发现不适应实际情况的内容，可根据需要进行修订。修订案由科研信息处提出，经过学院审批后实施。
第三十条本办法由陕西能源职业技术学院科研信息处负责解释。
第三十一条本办法自发布之日起实施。
